Nov 27

Invoicing and payment terms

Commonly used invoice payment terms and their meanings

This list explains many of the terms commonly used on invoices.

Invoice payment terms

Net 7 Payment seven days after invoice date
Net 10 Payment ten days after invoice date
Net 30 Payment 30 days after invoice date
Net 60 Payment 60 days after invoice date
Net 90 Payment 90 days after invoice date
EOM End of month
21 MFI 21st of the month following invoice date
1 % 10 Net 30 1 per cent discount if payment received within ten days otherwise payment 30 days after invoice date
COD Cash on delivery
Cash account Account conducted on a cash basis, no credit
Letter of credit A documentary credit confirmed by a bank, often used for export
Bill of exchange A promise to pay at a later date, usually supported by a bank
CND Cash next delivery
CBS Cash before shipment
CIA Cash in advance
CWO Cash with order
1MD Monthly credit payment of a full month’s supply
2MD As above plus an extra calendar month
Contra Payment from the customer offset against the value of supplies purchased from the customer
Stage payment Payment of agreed amounts at stages

Many of them are working out-of-the-box in our Goodwill ERP. However in implementations we sometimes find a very unusual requirement. Like in one case, in Karawang, they sell  motorcycles with payment term “after harvesting” (what?) which means the customer will pay you after the next harvest season. Only in Indonesia, grrr…. :D

Anyway, if you need a special treatment for your business case, let us know. We can help you.

Oct 29

Implementation options for holding company

Implementation options for holding company.

Many times we are facing this scenario. Our client has more than one business (legal) entities. How do you deal with that ?

Option 1: Implement in single Adempiere client (A as the holding company). The subsidiaries will go as Organization A1, Organization A2, and so on.

Consequences:
- All subsidaries must be 100% own, as Adempiere don’t take care of % role up.
e.g. Company A own 51% of company A1, hence only will take in 51% of profit, assets, liability…etc…
- All data is in one Client instance. So,
+ Online realtime information access & reports
+ One mass up, all mass up (possible)
+ One Financial Calendar (not all company share the same Financial Calendar.
Some are Industry driven.)   – You can make each Organization have their own calendar but at the end you lose the ability to consolidate)
+ So everyone open and close period the same time.
+ One accounting schema (Segment value is also very much Industry specific)
+ One accounting elements (COA) – Don’t think it goes well with CFO of each subsidary. Normally they like to be in FULL control of their accounts set up/make up.
+ No need manual export, format, load data
+ Security access control is much more challenging
+ All must have real time connection to one server

Option 2: Implement into separate Adempiere clients.

Consequences:
- Will be the opposite of above
- Need a consolidation module to produce consolidated Financial Report for holding company.

- If you install in different instances (can be physical or virtual server), you can back up separately. One goes down, the rest is still intact. – But you need to do updates and upgrades to each instances.

Conclusion:

If all of your subsidiaries are the same industry, you can take your bet on first option. Just make sure you have a strong backup and recovery strategy. If not, it is still better to choose second option.

Goodwill Consulting adalah bagian dari komunitas pengembang dan pendukung Adempiere. Jika Anda membutuhkan bantuan profesional untuk implementasi Adempiere, silahkan menghubungi kami.

Oct 23

Adempiere Indonesia

Tidak terasa Goodwill Consulting akan segera berusia 9 tahun sebentar lagi. Sungguh merupakan pengalaman yang luar biasa bagi kami dalam memperkenalkan dan mendidik pasar terhadap sesuatu yang baru yang bernama “open source ERP”. Kami mungkin bukan orang pertama yang melakukan hal ini tetapi pada masa-masa awal kami merintis, pasar ternyata belum sepenuhnya siap untuk menerima ERP yang seperti ini. Dalam bayangan mereka, ERP itu adalah barang mewah yang identik dengan nama-nama besar seperti SAP dan Oracle. Sementara yang namanya “open source ERP” masih terasa asing di telinga.

Pada waktu itu kami sangat terkesan dengan software ERP bernama Compiere. Disain databasenya sangat bagus, arsitektur juga sudah sesuai standar MVC (model-view-controller), penerapan standard coding sangat konsisten, dan secara umum memiliki fungsional yang cukup lengkap dibandingkan software-software “open source erp” lainnya pada waktu itu. Compiere bahkan mempunyai fitur-fitur yang hanya bisa dijumpai di ERP kelas atas seperti multi dimensional accounting dan workflow processor.

Dan yang membuat kami terkagum-kagum, software ini dibuat oleh satu orang saja, namanya Jorg Janke, pria kelahiran Jerman yang kini menetap di Amerika Serikat. Jorg, dibantu istrinya Kathy dan dengan pengalaman membangun aplikasi ERP untuk Oracle dan SAP di Jerman, berhasil menciptakan suatu produk yang menurut kami, memiliki segalanya untuk menjadi sesuatu yang besar.

Compiere, menurut pandangan kami, bukanlah sekedar software ERP, tetapi lebih merupakan software framework dimana kita bisa membangun atau mengembangkan solusi-solusi vertikal di atasnya. Namun harus diakui Compiere bukannya tanpa kelemahan. Ia tidak semodular yang kami pikir. Pada beberapa tempat, Anda tidak bisa melakukan modifikasi tanpa menyentuh core class-nya (M* dan Doc*). Tetapi kelemahan Compiere terbesar adalah rendahnya kualitas komunikasi antara sang Founder dengan komunitas open source yang tergabung di dalamnya.

Pada waktu itu kami – komunitas – memandang Jorg Janke bagaikan seorang Dewa. Kami pikir dia adalah Sang Jenius. Dia yang telah menciptakan maha karya yang manfaatnya dirasakan dan dikagumi oleh banyak orang. Komunitas sangat salut dan menghormatinya. Namun sama seperti Dewa, dia juga sangat-sangat jarang berbicara dengan komunitas. Ini lama-lama menimbulkan ketidak-nyamanan dan kesalah-pahaman buat komunitas Compiere, terutama soal mekanisme kontribusi dari komunitas dan/atau partner. Dan klimaksnya adalah ketika Compiere mendapat suntikan investasi dari angel investor.

Setiap investor pasti menghendaki ROI, betul kan ? dan itu artinya Compiere harus berubah menjadi mesin uang. Model open source pun semakin dijauhi, source code tidak pernah lagi diupdate untuk publik, hingga akhirnya suasana memanas dan berujung kepada forking yang dilakukan oleh teman-teman komunitas. Forking ini kemudian dinamakan Adempiere, dengan motornya adalah Red1 dari Malaysia, Carlos Ruiz dari Colombia, Victor Perez dari Mexico dan sahabat kami Trifon dari Bulgaria. (Red. Penulis sendiri adalah orang keenam yang bergabung ke dalam tim committer proyek ini, referensi http://hg.code.sf.net/p/adempiere/code/file/26a028a976e2/COMMITTERS)

Popularitas Adempiere secara perlahan tapi pasti mulai menyaingi induknya Compiere. Komunitas bekerja sangat keras untuk menghasilkan suatu aplikasi ERP yang jauh lebih baik dari orisinalnya. Prestasi signifikan yang dicapai oleh komunitas adalah pengembangan web user interface, dukungan untuk open source database Postgresql, dan ekstension manufacturing. Berkat kegigihan komunitas, sekarang aplikasi Adempiere telah menjadi salah satu aplikasi open source ERP yang paling populer di dunia.

Di Indonesia sendiri, setelah beberapa implementasi dengan Compiere, kami pun beralih ke Adempiere dengan menggunakan database yang juga open source yakni Postgresql. Implementasi pertama kami adalah di salah satu waralaba lokal terkenal, setelah itu disusul dengan implementasi di beberapa perusahaan distributor dan manufacturing. Pada tahun 2010, kami juga ditunjuk oleh sebuah grup perkebunan kelapa sawit untuk implementasi Adempiere di perkebunan mereka. Walaupun pada waktu itu kami sama sekali tidak berpengalaman dengan industri perkebunan, berkat kerjasama yang sangat baik dengan tim key-user, maka kami berhasil go-live dalam waktu 6 bulan saja. Kami juga sangat takjub, ternyata web UI Adempiere cukup ringan untuk dipakai dalam koneksi VSAT yang hanya 128 Kbps saja.  Sekarang seluruh sebelas kebun yang ada sudah memakai Adempiere secara online.

Jadi berdasarkan pengalaman sembilan tahun kami ini, Adempiere terbukti memiliki fleksibilitas yang sangat baik sehingga dapat diterapkan di berbagai jenis industri. Skalabilitasnya juga sangat baik, jika perlu Anda pun bisa menerapkan load balancing. Sebagai implementor, kami sangat terbantu dengan lisensi open source ini sehingga kami bahkan dapat melakukan pengembangan-pengembangan dan perbaikan-perbaikan yang sekiranya itu tidak mungkin dilakukan jika apa yang kami gunakan adalah sebuah software propietary tanpa akses ke source codenya.

Pengalaman ini kami sarikan ke dalam satu paket distro Adempiere yang kami namakan “Goodwill ERP” ™. Paket distro ini khusus dikembangkan dan disetup dengan tujuan supaya bisa langsung dipakai oleh badan-badan usaha di Indonesia. Dalam implementasi Adempiere, Anda tentunya tidak mau bergelut dengan masalah “setup sana, setup ini” dan “tidak bisa ini, tidak bisa itu”. Kami membuat implementasi Anda menjadi jauh lebih mudah dan menyenangkan karena apa yang belum tersedia dalam standar Adempiere, sudah kami siapkan terlebih dahulu atas dasar pengalaman kami. Harapan kami semoga “Goodwill ERP” ini bisa menjadi pilihan utama sebagai paket distro Adempiere Indonesia.

Goodwill Consulting adalah bagian dari komunitas pengembang dan pendukung Adempiere. Jika Anda membutuhkan bantuan profesional untuk implementasi Adempiere, silahkan menghubungi kami.