Nov 11

Financial Report improvement featuring Multi report sources

When doing implementation we often struggle to produce Financial Report with complex multi-dimensional accounting layouts. One of the case is when we would like to breakdown an account by Cost Centers or by Sales Regions. In traditional accounting, we used to find a structure of Chart of Account which composed of many duplicated accounts, for example one set of travel expense accounts for General activity and another set of the same travel expense accounts for Sales activity. With multi-dimensional feature that Adempiere has, we often suggest our clients to get rid of those duplicated accounts and tell them that later on they can break them down by any other dimensions they want.

Sample report breakdown by Dept dimension

Sample report breakdown by Dept dimension

Well, not that easy. When it comes to Financial Report, we get hit by the wall that it is so difficult to prepare such a layout using the existing functionality. There is Combination feature in Report Source tab introduced sometimes ago but it is also not offering an easy way we thought. You can use that feature if the dimension only contains small data but what if you have hundreds of records, such as “tell me how much is the Revenue breakdown by products”.

Team Goodwill have tried to improve the current Report Source tab to allow combining multiple report sources in one Report Line using the And/Or condition. Future development would include support for condition in parentheses. For example you can combine two report sources, Account “AND” Business Partner, to produce a Receivables detail report showing the balance for each customer.

Just take a look at the sample report above. The sample #1 is a Report Line using single report source, which is only Account type. By choosing a summary account, it can then expand all its child accounts.

The sample #2 is a Report Line using two report source, one is Account type, and the other is Activity. The Activity is purposely left empty because we want to show all. The system would always expand the details of the report source with the highest Sequence Number, in this case the Activity.

Travel Expense - ALL DEPT (breakdown by Dept)

Travel Expense – ALL DEPT (breakdown by Dept)

Here, we used Activity dimension as “Departments”.

The Tree of Activity as Departments

The Tree of Activity as Departments

Ok, let’s take a look another examples. In sample #5, we show Travel Expense and filtered by General departments only.

Sample Report Filtered and Breakdown

Sample Report Filtered and Breakdown

This is how we do it. We add two report sources like above. But this time we enter “General” activity. In this sample, when the Sequence number is the same, the system would expand the details of the last report source we entered. And since “General” is a summary level activity, system will show all its children.

Travel Expense - General only (breakdown by Dept)

Travel Expense – General only (breakdown by Dept)

In sample #6, thing is getting serious. We want to show Travel Expense, filtered by Sales dept and breakdown by Sales Region. Here how we do it.

Travel Expense - Sales Dept (breakdown by Sales Region)

Travel Expense – Sales Dept (breakdown by Sales Region)

That’s it folks. We would like hearing your feedback on how to improve this functionality. Let’s make Adempiere great again :)

Aug 02

Contoh Kasus: Pembelian Aset melalui Leasing

PT. APL melakukan pembelian aset mobil secara leasing kepada PT. Tunas. Harga OTR mobil tersebut adalah Rp. 210.900.000,00, yang terdiri dari:

  • harga mobil Rp. 165.681.818,00 + PPN 10%
  • biaya administrasi (biaya balik nama) Rp. 28.650.000,00

PT. APL melakukan pembayaran sebesar Rp. 5.000.000,00 untuk DP dan Rp. 74.981.070,00 untuk uang muka, biaya asuransi, biaya administrasi, dan angsuran pertama. Detail transaksi adalah:

  • DP sebesar Rp. 5.000.000,00
  • Uang Muka sebesar Rp. 58.270.000,00
  • Biaya Asuransi sebesar Rp. 10.833.170,00
  • Biaya Administrasi sebesar Rp. 1.200.000,00
  • Angsuran pertama sebesar Rp. 4.677.900,00

Proses leasing dilakukan oleh BCA Finance.

Langkah penyelesaian:

1. Buat dokumen Purchase Invoice (PI) Dealer kepada PT. Tunas. PI senilai 210.900.000,00.

2. Buat dokumen Payment kepada PT. Tunas

  • Payment 1 kepada PT. Tunas dengan nilai Rp. 5.000.000,00.
  • Payment 2 kepada PT. Tunas dengan nilai Rp. 74.981.070,00.
  • Lakukan Payment Allocation untuk PT. Tunas. Alokasi Payment 1 dengan PI Dealer.
  • Lakukan Payment Allocation untuk PT. Tunas. Alokasi Payment 2 dengan PI Dealer sebesar Rp. 58.270.000,00.
  • Lakukan Payment Allocation untuk PT. Tunas. Alokasi Payment 2 dengan Charge Biaya Asuransi sebesar Rp. 10.833.170,00.
  • Lakukan Payment Allocation untuk PT. Tunas. Alokasi Payment 2 dengan Charge Biaya Administrasi sebesar Rp. 1.200.000,00.
  • Lakukan Payment Allocation untuk PT. Tunas. Alokasi PI Dealer dengan Charge Pokok Leasing sebesar sisa (Rp. 147.630.000,00) dari PI Dealer.

3. Bentuk Invoice Leasing

Buat dokumen Purchase Invoice (PI) Leasing kepada BCA Finance. Detail PI adalah:

  • Line 1: Charge Pokok Leasing sebesar Rp. 147.630.000,00.
  • Line 2: Charge Bunga Leasing sebesar Rp. 20.771.541,00.

4. Buat dokumen Asset Addition untuk PT. Tunas. Dokumen yang harus dibuat adalah:

  • Addition 1 dengan Charge Biaya Asuransi sebesar Rp. 10.833.170,00.
  • Addition 2 dengan Charge Biaya Administrasi sebesar Rp. 1.200.000,00.
  • Addition 3 dengan Charge Bunga Leasing sebesar Rp. 20.771.541,00.

5. Lakukan pembayaran angsuran pertama

Lakukan Payment Allocation untuk PT. Tunas dengan Invoice Partner BCA Finance. Alokasi antara sisa Payment 2 dengan Invoice Leasing.

6. Aktivasi aset dengan melakukan proses Complete terhadap Asset Addition

 

Aug 02

Fixed Asset: Leasing

Pembelian Aset Tetap dengan menggunakan metode leasing adalah salah satu cara memperoleh aset. Leasing adalah setiap kegiatan pembiayaan perusahaan dalam bentuk penyediaan atau menyewakan barang-barang modal untuk digunakan oleh perusahaan lain dalam jangka waktu tertentu dengan kriteria sebagai berikut:

  • Pembayaran sewa dilakukan secara berkala
  • Masa sewa ditentukan sesuai dengan jenis barang modal yang dileasingkan
  • Disertai hak opsi, yaitu hak dari perusahaan pengguna barang modal untuk mengembalikan atau membeli barang modal pada akhir jangka waktu perjanjian leasing.

Berikut adalah langkah-langkah utama untuk menyelesaikan proses pembelian aset yang menggunakan metode leasing.

1. Pembuatan Dokumen Purchase Invoice dari Dealer

Sebelum membuat Purchase Invoice, pengguna harus membuat Purchase Order terlebih dahulu. Detail dari Purchase Order sama seperti PO aset lain. Nilai yang kita masukkan ke kolom Price adalah harga dealer, yang biasanya terdiri dari harga mobil, biaya balik nama, dan potongan harga (harga OTR).

Setelah membuat PO, pengguna dapat membuat Material Receipt atau langsung membuat Purchase Invoice, bergantung pada kondisi di lapangan.

Jika dokumen Invoice datang bersama dengan fisik mobil, pengguna membuat Material Receipt lalu membuat Purchase Invoice. Jika dokumen Invoice datang lebih dahulu dibanding fisik mobil, maka pengguna Purchase Invoice terlebih dahulu.

Untuk kondisi kedua, pengguna perlu memperhatikan proses Matching antara Purchase Invoice dengan Material Receipt. Jika dokumen Matching Receipt – Invoice belum terbentuk, maka pengguna harus melakukan proses Matching manual melalui menu Matching PO-Receipt-Invoice.

Purchase Invoice akan membentuk jurnal Asset In Transit [D] terhadap Hutang Dagang [C].

Proses ini juga membentuk dokumen Asset dan Asset Addition secara otomatis. Harga perolehan pada Asset Addition sebesar harga OTR yang tertera pada Purchase Invoice. Jurnal yang terbentuk adalah Harga Perolehan [D] terhadap Asset In Transit [C].

2. Pembayaran untuk Dealer

Setelah menerima Invoice, maka kita harus melakukan pembayaran untuk Dealer. Nilai yang harus dibayarkan antara lain uang muka dan biaya lainnya. Untuk proses ini pengguna membuat dokumen Payment. Ada dua dokumen Payment yang akan terbentuk, yaitu:

  • Payment ke dealer untuk pembayaran uang muka. Jurnal yang terbentuk adalah Seleksi Pembayaran atau Uang Muka [D] terhadap Bank [C].
  • Payment ke dealer untuk pembayaran biaya lain-lain. Jurnal yang terbentuk adalah Biaya Lain-lain [D] terhadap Bank [C].

Alokasi dilakukan menggunakan menu Payment Allocation. Pengguna akan melakukan alokasi antara Payment dengan Purchase Invoice dari dealer. Proses ini terbagi menjadi 2 langkah, yaitu:

  • Alokasi Payment dengan Purchase Invoice sebesar nilai uang muka. Jurnal yang terbentuk adalah Hutang Dagang [D] terhadap Seleksi Pembayaran atau Uang Muka [C].
  • Sisa dari Purchase Invoice akan kita write-off ke charge Pokok Leasing. Jurnal yang terbentuk adalah Hutang Dagang [D] terhadap Pokok Leasing [C].

3. Pembuatan Purchase Invoice Leasing

Proses ini dijalankan dengan membuat Purchase Invoice. Detail dari Purchase Invoice adalah dua baris yang terdiri atas charge Pokok Leasing sebesar sisa Invoice dealer (setelah dipotong uang muka) dan charge Bunga Leasing yang besarannya telah ditentukan.

Jurnal yang terjadi adalah Pokok Leasing [D] dan Bunga Leasing [D] terhadap Hutang Leasing [D].

4. Asset Addition untuk Biaya Lain-lain (dealer) dan Bunga Leasing

Di langkah ini kita akan membuat dokumen Asset Addition untuk biaya lain-lain dan Bunga Leasing. Prosesnya adalah membuat Asset Addition tipe Manual dengan charge biaya lain-lain dan Bunga Leasing. Jumlah dokumen sesuai dengan banyaknya jenis biaya yang dibebankan dan Bunga Leasing.

Jurnal yang terbentuk adalah Harga Perolehan [D] terhadap Biaya Lain-lain [C] dan Bunga Leasing [C].

5. Pembayaran Angsuran Pertama

Angsuran pertama dibayarkan dengan alokasi pembayaran terhadap Hutang Leasing. Pengguna harus membuat dokumen Payment dengan nominal sebesar angsuran pertama. Payment tersebut kemudian dialokasikan dengan Purchase Invoice Leasing melalui penunjukan langsung (kolom Invoice di dokumen Payment) atau alokasi melalui Payment Allocation. Jurnal yang terbentuk adalah

  • Seleksi Pembayaran [D] terhadap Bank [C]
  • Hutang Leasing [D] terhadap Seleksi Pembayaran [C]

6. Aktivasi Asset

Setelah pembayaran angsuran pertama, pengguna dapat mengaktifkan aset dengan melakukan proses Complete terhadap Asset Addition yang terbentuk.

Jan 28

Cash Plan & Cash Flow Report

Ingin melakukan perencanaan keuangan? Sekarang Goodwill ERP sudah menyediakan fitur Cash Plan.

Fungsi dari fitur baru ini adalah membuat jadwal perencanaan pengeluaran dan pemasukan kas, mulai dari peruntukannya sampai periode yang telah ditentukan. Seperti contoh berikut ini adalah Cash Plan untuk investasi dalam sebuah project pembangunan.

Untitled-1

Ada 3 macam arus kas yakni :

  1. Operational, misalnya planning untuk pembayaran leasing kendaraan atau sewa kantor,
  2. Investment, misalnya planning untuk pembelian kendaraan
  3. Financing, misalnya planning untuk pengucuran kredit dari bank.

Disini saya memilih investment karena tujuan project sebagai investasi.

Setelah itu kita bisa memasukkan detail arus kas seperti tanggal dan besaran nilainya di tab Cash Plan Line. Jika arus kas ini terjadi berulang-ulang selama masa tertentu, misalnya 5 minggu, maka kita bisa menggunakan bantuan tombol Generate Periodic Plan.

Untitled

Disini kita dapat memilih peruntukannya untuk project, activity, product, charge atau business partner tertentu, kemudian tentukan rutinitas pengeluarannya apakah harian, mingguan, bulanan dst. Setelah itu berapa lama akan berlangsung isi pada kolom repetitions, kemudian tentukan nilai yang akan dikeluarkan per periodic pada kolom amount , dan tentukan tanggal dimulai , serta persentase peluang yang akan terjadi pada kolom probability. Terakhir tekan ok maka akan terbentuk baris sebanyak repetitions yang kita masukkan.

Untitled-2

Selanjutnya untuk melihat laporan proyeksi arus kas secara keseluruhan, kita bisa menggunakan menu Cash Flow Report. Report ini akan menyajikan informasi arus kas yang utamanya berasal dari gabungan AR dan AP kita.

Cash Flow Parameter

Isi sampai tanggal berapa informasi yang ingin ditampilkan. Accounting schema tidak perlu diganti, dan isilah account element dengan akun Kas & Bank karena kita ingin melihat data yang berhubungan dengan arus kas. Kita juga bisa memilih option Include Cash Plan jika kita ingin menampilkan informasi arus kas yang sudah disiapkan lewat Cash Plan di atas. Sedangkan option Include Orders untuk mengikut-sertakan data komitmen pengeluaran/pemasukan yang berasal dari Purchase/Sales Order yang sudah dibuat sebelumnya.

report

Apabila ada pertanyaan lebih lanjut silahkan tanyakan kepada staff kami, Semoga Bermanfaat!.

Nov 30

HowTo: Verifikasi Alamat Server

Berikut ini adalah prosedur mengakses Goodwill ERP via web browser untuk seluruh client Goodwill ERP yang servernya belum terpasang SSL Certificate.

Langkah 1:

Buka Mozilla Firefox dan masukan alamat IP server Anda ke dalam address bar dengan menambahkan prefix https:// di depannya.

Contoh: https://202.202.10.10

Langkah 2:

Anda akan menerima pesan dialog di bawah ini. Artinya Anda harus memverifikasi alamat IP yang Anda masukkan tadi adalah benar dan dipercaya sebagai satu-satunya alamat situs yang diberikan oleh kami sebagai penyedia aplikasi Goodwill ERP.

1

2

Untuk yang menggunakan Google Chrome atau web browser lainnya, langkah-langkahnya kurang lebih sama. Di bawah ini adalah contoh dialog verifikasi di Google Chrome:

connect

Untuk solusi yang lebih baik, Anda harus membeli sertifikat SSL dan memasangnya di server tersebut. Hubungi staf kami untuk keterangan lebih lanjut.

Jun 30

Import Data Faktur Pajak dari Goodwill ERP ke e-Faktur

Anda pasti sudah mendengar bahwa mulai 1 Juli 2015 Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang dikukuhkan pada Kantor Pelayanan Pajak di Jawa dan Bali diwajibkan membuat faktur pajak berbentuk elektronik (e-Faktur).

Pemberlakuan e-Faktur merupakan wujud peningkatan layanan Direktorat Jenderal (Ditjen) Pajak bagi PKP yang dimaksudkan untuk memberikan kemudahan, kenyamanan, dan keamanan dalam melaksanakan kewajiban perpajakan khususnya pembuatan Faktur Pajak.

Pemberlakuan e-Faktur tentu saja membawa perubahan cara bekerja bagi semua orang. Selama ini para pemakai Goodwill ERP sudah langsung membuat dan mencetak Faktur Pajak dari menu Sales Invoice. Setelah 1 Juli 2015, nantinya kita harus membuatnya melalui aplikasi e-Faktur yang disediakan oleh Ditjen Pajak. Dan Faktur Pajak nantinya tidak usah dicetak lagi, tapi cukup diapprove secara online lewat aplikasi e-Faktur.

Tentunya ini menimbulkan persoalan jika kita harus mengentri ulang semua data penjualan dan pembelian ke dalam e-Faktur. Oleh sebab itu sebagai komitmen kami untuk selalu memberikan layanan terbaik kepada Anda, kami sudah merilis fitur baru yakni Tax Allocation dengan dua kemampuan yakni:

1. Alokasi PPN Keluaran dan PPN Masukan sehingga Anda bisa dengan mudah menghitung kurang/lebih bayar-nya.

2. Ekspor data pajak ke file CSV. Nantinya file ini bisa diimport masuk ke dalam aplikasi e-Faktur.

Untuk lebih jelasnya, kami juga sudah menyediakan video demonstrasi cara mengimport data faktur pajak dari Goodwill ERP ke e-Faktur di bawah ini. Semoga bermanfaat.

Bagian ke-2

Nov 07

Alokasi pembayaran multi-currency

Di Indonesia kita tentunya tidak lepas dari transaksi yang mempergunakan mata uang asing. Di bagian Finance, kita lazim melakukan pelunasan invoice dalam mata uang asing dengan mempergunakan mata uang Rupiah. Karena perbedaan mata uang ini, biasanya kita mendapati perbedaan selisih kurs antara kedua mata uang tersebut.

Pertanyaannya, bagaimanakah kita menangani proses transaksi yang demikian di dalam Goodwill ERP ? Mudah atau sulitkah ?

Sebenarnya proses transaksi demikian tidak memiliki perbedaan dengan transaksi yang sama mata uang. Untuk lebih jelasnya dalam video berikut ini kami memeragakan bagaimana melakukannya di dalam window Payment.

Youtube channel Goodwill ERP – Alokasi pembayaran beda mata uang.

Untuk transaksi yang lebih kompleks, seperti pembayaran multi payment atau parsial, seperti biasa Anda bisa melakukannya lewat form Payment Allocation, dengan memperhatikan dua hal berikut ini.

  • Kolom Currency di Payment Allocation harus dipilih sesuai dengan Currency Invoice yang kita mau alokasikan.

Jika Invoice kita dalam USD maka pilihlah Currency “USD”. Kemudian centanglah kolom Multi-Currency. Maka baik Invoice maupun Payment Anda yang beda mata uang tersebut akan muncul di layar.

  • Kolom Date di Payment Allocation harus dipilih sesuai dengan Tanggal Payment yang kita mau alokasikan.

Tanggal yang dipilih sebagai tanggal Payment Allocation akan menentukan kurs mana yang akan digunakan. Oleh sebab itu jika Anda melakukan pelunasan dengan 2 atau lebih Payment, Anda harus mencermati tanggal-tanggalnya.

  • Jika tanggal masing-masing Payment sama semua, maka Anda bisa melakukan satu kali alokasi sekaligus.
  1. Invoice A Dialokasikan dengan Payment 1, 2 & 3 (tanggal sama semua). Proses.

  • Jika tanggal masing-masing Payment berbeda-beda, maka alokasi dilakukan secara bertahap dengan urutan seperti berikut :
  1. Invoice A Dialokasikan dengan Payment 1 (sesuai tanggal Payment 1). Proses.

  2. Invoice A Dialokasikan dengan Payment 2 (sesuai tanggal Payment 2). Proses.

  3. Invoice A Dialokasikan dengan Payment 3 (sesuai tanggal Payment 3). Proses.

Semoga penjelasan ini bermanfaat. Selamat mencoba!

May 16

Goodwill menawarkan layanan Cloud ERP on-demand

Generasi Baru Software ERP Indonesia

Goodwill ERP adalah software ERP modern dengan teknologi cloud yang aman, cepat dan handal. Software ERP ini merupakan aplikasi bisnis lengkap, mulai dari inventory, supply chain, finansial, akuntansi, manajemen proyek, sampai manufacturing yang dirancang khusus untuk kebutuhan usaha di Indonesia. Kehadiran Goodwill ERP memungkinkan banyak perusahaan dapat mengimplementasikan software ERP tanpa harus mengeluarkan biaya besar dan proses implementasi yang rumit. Dengan teknologi Cloud Computing, pemakai dapat langsung “menyewa” sistem ERP siap-pakai (software, server, storage, dan lainnya) dengan nilai ekonomis yang sangat terjangkau dan proses go-live yang cepat.Goodwill ERP sudah diimplementasikan di banyak bidang usaha sejak tahun 2005, mulai dari distributor, pabrik, jasa, otomotif hingga ke perkebunan sawit. Dan mulai versi 3.7, Goodwill ERP diluncurkan sebagai produk dan layanan berbasiskan Cloud dengan antar-muka web yang sangat cepat dan ringan. Pemakai kemudian dapat memilih menggunakan Goodwill ERP dengan model layanan SaaS (on-demand) atau private cloud hosting di data center dalam/luar negeri. Selain itu, Goodwill ERP juga dapat dideploy secara on premise di server kantor Anda sendiri.

Cloud on-demand

Dunia semakin berkembang ke arah digitalisasi dan globalisasi. Siap tidak siap, kita semua harus dapat mengikuti kemajuan zaman ini, diantaranya dengan kehadiran teknologi komputasi terdistribusi yang lazim disebut dengan “Cloud Computing”. Teknologi Cloud memungkinkan banyak perusahaan untuk dapat memanfaatkan software ERP sebagai sebuah layanan on-demand yang mudah dan cepat. Dengan model layanan ini, pengguna diuntungkan dengan tidak perlu mengeluarkan biaya lisensi software dan investasi hardware yang besar.

Dengan berlangganan mulai dari 300 ribu rupiah per bulan, Anda sudah bisa menikmati fitur-fitur aplikasi ERP kelas dunia.

Private Server

Goodwill ERP telah menciptakan cara bekerja yang baru dan modern dimana kita tidak lagi terikat oleh keterbatasan waktu dan tempat. Untuk menambah kenyamanan Anda dalam bekerja, kami juga dapat menyediakan layanan Goodwill ERP dalam server pribadi Anda sendiri, yang hanya bisa diakses oleh Anda saja. Dengan model layanan ini, Anda memiliki fleksibilitas yang tinggi untuk mengatur konfigurasi software ERP Anda.

Layanan ini merupakan sebuah “win-win solution” yang memadukan manfaat cloud ERP dan privasi layaknya sebuah ERP in-house. Layanan ini sangat spesifik dan individual. Harap untuk menghubungi kami untuk informasi lebih jauh.

Goodwill ERP

Goodwill ERP dapat diakses dalam beragam gadget

Keunggulan Goodwill ERP

1. Akses Tanpa Batasan

Dengan antar-muka web, pemakai dapat terhubung secara aman dari mana pun, kapan pun, dan menggunakan device apa pun. Sangat cocok untuk bisnis yang letak geografisnya berbeda-beda (misal, banyak outlet dan cabang).

2. Investasi Rendah

Pemakai tidak perlu keluar biaya besar untuk membeli lisensi software, server baru, UPS, data storage, dan sebagainya. Pemakai cukup membayar sesuai pemakaian.

3. Pengelolaan Resiko

Sistem dan data pemakai dijaga dan dipelihara dengan standard keamanan tingkat tinggi dalam sebuah data center. Sebaliknya menyimpan data di kantor jauh lebih berisiko (kebakaran, staff yang tidak kompeten, kegagalan backup, dll)


FAQ

1. Software apa saja yang harus diinstal ?

Anda cukup pakai browser seperti Mozilla Firefox atau Google Chrome versi terbaru.

2. Bagaimana kalau mau konsultasi dulu sebelum berlangganan ?

Anda bisa menghubungi sales person kami untuk mengatur jadwal demo ke tempat Anda.

3. Berapa kecepatan bandwidth internet yang diperlukan?

Dalam penggunaan normal, Goodwill ERP dapat diakses mulai dari kecepatan 128 Kbps.

4. Bagaimana dengan keamanan data saya ?

Data anda dijaga dan dibackup dalam data center yang sudah disertifikasi ISO 27001:2005 (Information Security).

5. Dimanakah data saya berada?

Data center terletak di IDC Duren 3, Jakarta Selatan, yang merupakan jantung dari peering Internet Indonesia yang terbesar yaitu OpenIXP dengan bandwidth 1 Gbps.

6. Apakah saya bisa migrasi ke sistem lain dengan mudah ?

Anda bisa mengekspor data anda ke dalam format spreadsheet (xls).

7. Dimana saya bisa mendapatkan informasi lebih jauh ?

Anda bisa membuka websitenya di GoodwillERP.com

atau dengan menghubungi :

PT Goodwill Bintang Utama
Office: +62 (21) 661-2164
Sales: +62 (21) 707-95895
Email: sales@goodwill.co.id