Oct 24

Penerapan Cost Center atau Profit Center di Adempiere

Dalam implementasi Adempiere, sering kita dihadapkan pada pertanyaan bagaimana menerapkan Cost Center atau Profit Center dengan tepat. Adempiere menyediakan berbagai pilihan untuk model konsep ini.

Pertama, dan yang terpenting adalah pengaturan Organisasi. Di Adempiere, Anda dapat membuat entitas organisasi tanpa batas . Anda dapat menentukan dan membedakan berbagai jenis organisasi ( Divisi , Cabang, Anak Perusahaan, Sister Company, dll). Anda juga bisa menciptakan beberapa hirarki organisasi yang berbeda ( misalnya dari sudut pandang kepemilikian, geografis, pelaporan , dsb ) . Sebuah Organisasi setidaknya mempunyai Asset, entah itu berupa kas atau persediaan barang. Jadi ketika Anda membuat sebuah Organisasi, biasanya akan diikuti pula dengan pembuatan buku kas dan gudang.

Setiap transaksi dalam Adempiere (seperti Invoice dan Payment) harus diasosiasikan dengan suatu Organisasi, karena nantinya Organisasi tersebut juga dipakai dalam laporan pembukuan.

Organisasi dapat dihubungkan dengan Business Partner (Mitra Usaha) sehingga Anda bisa menciptakan transaksi antar Organisasi dengan mudah. Dari sudut pandang akuntansi, entitas Organisasi ini merupakan segment yang harus balance. Oleh karena itu, secara default, Adempiere akan menciptakan jurnal hutang & piutang inter-company secara otomatis sehingga Anda bisa mendapatkan laporan yang balance dari sudut mana pun. Adempiere bahkan juga mampu menciptakan dokumen lawan transaksi secara otomatis, jika fitur Counter Document diaktifkan.

Tetapi mungkin pula Anda tidak membutuhkan fitur ini. Mungkin Anda mempunyai bisnis proses yang melibatkan banyak transaksi antar unit, dan Anda sama sekali tidak membutuhkan tambahan jurnal inter-company. Dengan sedikit pengaturan, Anda bisa membuat Adempiere bekerja seperti yang Anda inginkan.

Dalam Adempiere, ada dua segment Organisasi yakni Organization (AD_Org_ID) dan Transaction Organization (AD_OrgTrx_ID). Anda bisa menempatkan badan usaha (legal entity) sebagai Organization, sementara unit-unit usaha yang lebih kecil sebagai Transaction Organization. Adempiere tidak akan menciptakan tambahan jurnal inter-company pada  segment Transaction Organization.

Contoh implementasi seperti ini adalah pada perusahaan dealer mobil yang memiliki 10 cabang yang masing-masing memiliki 1 sampai 3 unit bisnis yakni Sales, Spareparts dan Services. Karena cabang adalah legal entity (NPWP sendiri, laporan neraca dan rugi laba yang terpisah), maka Anda menempatkan cabang sebagai Organization. Sedangkan 3 unit bisnis tadi sebagai Transaction Organization. Dengan demikian, Anda dapat membagi satu Invoice ke dalam beberapa unit bisnis ( misalnya baris transaksi jasa masuk ke unit Services dan baris transaksi barang masuk ke unit Spareparts ).

Dengan sedikit customization, Anda bisa melakukan pengaturan misalnya cabang X mempunyai ketiga unit tersebut sementara cabang Y hanya memiliki unit Sales saja. Tekniknya adalah cukup dengan menggunakan Dynamic Validation. Untuk kasus yang lebih kompleks, Anda bisa juga menerapkan Model Validation.

Apabila kondisi Cost Center mempunyai struktur yang lebih lepas (tidak terkait dengan struktur Organisasi, tidak mempunyai Asset), Anda cukup menggunakan segment Activity. Semoga tulisan ini bermanfaat dan memberikan pencerahan.

Goodwill Consulting adalah bagian dari komunitas pengembang dan pendukung Adempiere. Jika Anda membutuhkan bantuan profesional untuk implementasi Adempiere, silahkan menghubungi kami.